物业档案管理制度（通用3篇）

物业档案管理制度（通用3篇）

物业档案管理制度 篇1

　　1.项目的档案资料规定由管理处总物业经理负责监督保管，由管理处行政人事助理专职文件存档、注记工作。

　　2.有关物业验收档案、图则、业主及用户资料、管理制度、合约及附件设备设施档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经总物业经理许可，他人不得动用。

　　3.物业档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

　　4.物业档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

　　5.物业档案在历任总物业经理调职、离任时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任。

　　6.物业档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

　　7.因工作需要传阅、复印专管部分档案资料的，需经物业总物业经理书面确认，如有违反的做泄密处理。

　　8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符合要求的.保管责任人将做适当处分。

　　9.物业档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理有重大影响及损害物业和公司利益的，管理处将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

物业档案管理制度 篇2

　　依据《中华人民共和国国档案法》，结合企业实际情况，确保档案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、档案工作的基本原则

　　档案实行集中管理与分散管理相结合，即分别为公司、部门管理，专人负责档案管理工作。公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。

　　二、文件资料点收、整理和归档

　　1、文件结案移送归档时，检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

　　2、文件如经过抽查，应有部门主管领导的签认。

　　3、文件的`处理手续必须完善，如有遗漏，应立即退回承办人。

　　4、做好收件登记、编号、运转、催办工作，按规定程序符合立卷标准要求，及时分类、立卷、归档。

　　三、档卷管理

　　1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

　　2、做好相关的防范措施，注意保密工作。

　　3、保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并采取防虫蛀腐朽工作。

　　4、每年按规定清理一次，已到保管期限，确定销毁的档案材料必须列册登记，经领导审批后作销毁处理。

　　四、档案调、借阅

　　1、严格履行调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅。确因工作需要带出复印或摘抄文件，须经领导批准。

　　2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

　　3、档案归还，经档案管理人员检查无误后，立即归入档卷。

物业档案管理制度 篇3

　　1、目的

　　使公司的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

　　2、适用范围

　　公司所有档案的管理。

　　3、公司资料室文档资料管理

　　3.1公司资料室文档资料管理范围：公司内部重要文件；公司对外往来的各类公文；公司内部重大活动、事件记录；物业管理相关政策、法规；重要资料及文档资料的电脑备份；人事资料；业主资料资料等。

　　3.2文档资料收集及整理：人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找；财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引；其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引。

　　3.2物业管理相关政策、法规：由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改文件。

　　3.3重要资料：由综合文员负责收集，主要包括：外出考察资料，重要资料归属重要资料类文件夹。

　　3.4公司本部重要文件，主要包括：

　　3.4.1内部管理文件：以公司名义下发的'人事、行政类文件。

　　3.4.2人事制度：公司各种人事政策，条例和规定等。

　　3.4.3行政制度：公司各种行政制度、条例和规定等。

　　3.4.4重要通知及通报：公司各种重要的通知、通告。

　　3.4.5公司会议纪要：总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。

　　3.4.6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。

　　3.4.7各部门呈报的工作计划、申请报告及管理规章制度等，由综合文员责收集、跟踪处理结果，并交综合文员存档。

　　3.4.8公司对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等，由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。

　　3.5文档资料查阅或复印：物业管理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印，需到综合文员办理登记手续。

　　4、各部门文档资料管理

　　4.1各部门文件分类及编制要求：

　　4.1.1各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。

　　4.1.2通常情况下，文件标题定为三号黑体字，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。

　　4.1.3公司各部门（含职能部门、业务部门及临时成立的工作小组等）常用文件类别：

　　（1）人事类：包括人事管理制度、职务任免决定、职责、管理架构、人事通报、通知等。

　　（2）行政类：包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动计划。

　　（3）通知类：内部各类通知。

　　（4）培训类：培训通知、计划或方案、考核及效果评估等。

　　（5）会议类：部门例会、专题会议、业委会会议等。

　　（6）合同、协议类：部门签定的合同（租赁合同、买卖合同等）。

　　（7）对外文件类：

　　①对政府部门、上级单位、外企业、机构发文等；

　　②对客户发文等：

　　③其它类：如电话表、名单、启示等。

　　4.2质量管理部应保管的资料：

　　4.2.1发展商提供的资料：

　　（1）产权资料；

　　（2）技术资料（含图纸）；

　　（3）交接手续及清单等。

　　4.2.2文档收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。

　　4.3各类文件更改要求：

　　各类文件张贴或下发后如需更改，必须由原文件审批人审批后，方可执行，并需即作废文件，同时在新文件上注明'以此文件为准'。

　　4.4各类文件发放要求：

　　4.4.1文件的发放应注明发放级别，通常应包括以下几类：

　　（1）部门负责人以上人员阅；

　　（2）主管级以上人员阅；

　　（3）内部传阅；

　　（4）张帖。

　　4.4.2重要文件的发放应办理签收手续。

　　4.4.3有关公司的重要政策、决议、经营合同（协议书）、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。

　　4.4.4文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，禁止外来人员拍摄或抄录。

　　4.5电脑文档管理：

　　4.5.1公司综合文员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。

　　4.5.2电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件（行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等）须加密，且以光盘备份，并指定专人保管，管理情况须在部门经理处备案。

　　4.5.3电脑文档须妥善保存，如需删除，须报部门经理批准。

　　4.5.4与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外还必须存档签名文件。

　　4.6资料管理人员要定期检查专柜，核对件数，做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。